「電子帳簿保存法への対応、何から始めればいいか全然わからない」——そんな状態から、実際にAImassを使ってみました。この記事では、登録から最初のファイル保存までの流れをそのままお伝えします。
始める前の正直な気持ち
法律が変わって「電子取引のデータを電子のまま保存しなければならない」と聞いたとき、最初に思ったのは「何か難しいシステムを入れないといけないのかな…」ということでした。
タイムスタンプという言葉も初耳。検索してみると専門用語ばかりで、余計に不安になりました。でも実際にAImassを使い始めてみると、その心配は完全に杞憂でした。
実際にやってみた手順
メールアドレスとパスワードを入力するだけ。クレジットカードの登録も不要で、まず1ヶ月無料で使えます。
「登録が面倒そう」と思っていたのですが、よくあるウェブサービスと同じ感覚でできました。
試しに、取引先からメールで受け取ったPDFの請求書をアップロードしてみました。
ファイルを選択してアップロードすると、レコメンドAI-OCRが日付・金額・取引先名を自動で読み取って候補を表示してくれます。内容を確認して「保存」ボタンを押すだけ。入力の手間がほとんどありません。
「カスタマイズキーワード」という機能で、勘定科目や部門などを追加できることもわかりました。自分の会社に合わせて使えそうです。
ファイルを登録してからしばらく待つと、認定タイムスタンプが自動で付与されます。何かボタンを押したり、別の操作をしたりする必要はありません。
タイムスタンプが付くと、「このファイルが〇月〇日に存在していた」「その後改ざんされていない」ことが電子的に証明されます。税務調査があっても、これで安心です。
保存したファイルは、日付・金額・取引先名で検索できます。「あの請求書どこに保存したっけ…」という問題がなくなりました。
複数のユーザーを追加して共有もできるので、経理担当者と上長で同じデータを確認できます。
全体の所要時間まとめ
使い続けてわかったこと
毎日の業務フローに組み込むと、メールで請求書が届いたら、すぐAImassにアップロードするという習慣ができました。1件あたり1〜2分で完了します。
以前は「印刷してファイリング」という作業をしていましたが、今は印刷も不要。デスクにファイルが増えなくなり、むしろ業務がスッキリしました。
何より安心なのは、「要件を本当に満たせているのか」という不安がなくなったこと。JIIMAの認証を取得したサービスなので、法令への準拠は自動で担保されます。
これからはじめる方へ
難しく考える必要はありません。アカウントを作って、1枚でもファイルをアップロードしてみてください。「こんなに簡単だったのか」と感じていただけるはずです。